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    創新思維方式 實施精細管理
    作者:更新:2018/8/12 14:43:02已有: 人關注

     ———關于辦公室工作的建議與思考


    公司領導:


    為了貫徹執行公司領導3月29日召開的辦公室專題會議精神,落實公司領導提出的工作目標,4月7日,辦公室召開全體人員(石秀國公務請假)工作會議,針對存在問題進行分析,提出整改意見如下:


    一、改進服務態度,樹立好窗口形象


    1、使用文明用語


    辦公室人員在接待內外部人員時,面帶微笑,熱情有禮,語態和氣,認真接洽;在接聽電話時,首先問好,努力滿足來電者需求,杜絕生硬和不耐煩,重要電話要有記錄,及時傳達。為了樹立好窗口形象,養成文明用語習慣,辦公室收集文明用語,張貼在辦公室的各個房間,時時提醒辦公室工作人員,以此改進服務態度,提高服務質量。此項工作由朱萬軍同志負責。


    2、做好服務,把服務好兩頭作為工作宗旨


    辦公室是綜合部門,工作千頭萬緒,方方面面,在眾多工作中,把用心做好兩頭服務作為工作宗旨。一方面要做好對領導的服務,對領導安排的工作要在規定時間完成不走樣,隨時安排隨時辦理,做到隨辦、隨結、隨清,不明白的要請示明白,杜絕工作失誤。一方面要做好業務部門的服務工作,只要需要隨叫隨到,對業務部門需要解決的問題,不明白的要詢問明白,避免工作差錯。辦公室全體工作人員職責。


    二、加強網站建設,做好公司形象宣傳


    1、加快辦公自動化速度,在集團公司辦公自動化的程序更新的基礎上,把公司內部辦公自動化系統建立起來,真正實現無紙化辦公。高泉生和朱萬軍負責。


    2、按照省局要求,完成省局系統購銷存溫濕度接口的對接和國家基本藥物核注、核銷電子監管碼上傳工作。高泉生負責。


    3、加強網絡宣傳,充分發揮網絡信息員的作用


    各部門負責人要充分發揮部門信息員的作用,及時提供部門信息和上級文件精神,增加版面內容。在此基礎上,辦公室每周對網絡宣傳增添新內容(至少一篇文章或一張圖片),并按照領導要求,注意版面新穎,色彩協調,通過網站樹立公司形象。朱紅艷和高泉生同志負責,請各部門負責人協助。


    三、關于參與經營管理,優化工作流程


    首先從思想上提高對經營管理的認識,變被動管理為積極主動參與經營管理;二是把好關口嚴格控制辦公費,做到把好各自關口,做好各項記錄,每月5日前匯總上報領導。王鳴憲負責監管。


    具體要求


    1、文件材料及報表等在規定時間內上報;文件接收、轉發、傳遞、落實、入檔嚴格按照集團公司要求進行登記。朱萬軍、朱紅燕、王鳴憲負責。


    2、養成節約的好習慣,嚴格控制紙張,能雙面打印或復印的決不單面使用,能重復使用的就重復使用,杜絕浪費。復印實行審批制度,對內部各部門因公需要復印的要經部門申請,部門領導簽署意見,辦公室進行登記后方可進行復??;外部人員因工作需要復印的要有公司領導審批,辦公室要有準確記錄。錢文靜負責。


    3、物品采購要事先請示公司領導,同意后再辦理。辦公用品發放和消費品使用情況要有詳細記錄,水電費、電話費,每月及時上繳費用,避免滯納金。朱萬軍、錢文靜負責。


    4、財務報銷實行周報制度,費用每周報銷一次,因開發外部市場需要的,領導隨時安排,隨時辦理。朱紅艷負責。


    5、加強車輛管理,實行用車審批制度。各部門因公用車需,由部門申請,報公司領導審批,同意后由辦公室安排車輛,保證行車安全,同時做好車輛油費使用登記工作。余中華、封軍負責。


    6、做好招待服務工作。因內外部市場開發拓展需要招待的,由部門領導到辦公室填報申請單,報公司領導審批后,由辦公室安排煙酒和招待檔次;公司領導安排的,辦公室及時辦理并做好相應服務。封軍、王鳴憲負責。


    四、轉變思維方式,做好服務工作


    辦公室是在公司領導直接管理下的綜合辦事機構,承擔著參謀助手、綜合協調、審核把關、督促檢查和服務招待等工作職能,日常工作具有比較明顯的重復性特點。當前集團公司醫療單位的改革、改制和移交,給公司帶來了不可預測的變化,面臨著改革、改變的嚴峻課題。我們也清醒地認識到,改革發展新的形勢任務,對辦公室工作提出了新的更高要求,長期周而復始的重復性工作,使辦公室的同志們產生了按部就班的習慣性思維,不同程度影響或制約著工作質量。在機關黨委最近開展的“加強機關效能建設”主題活動中,我們要緊密結合工作實際,對如何實現在重復性工作中創新發展進行了深入思考和研討。我們認為,要推動辦公室工作在重復中不斷創新,必須進一步創新思維,全面推行精細管理,在綜合文字、調研信息、督辦督查、文件管理、日常服務、綜合管理等重點工作突破上下功夫,努力在推進效能建設和開拓經營重點工作落實上發揮更大作用。


    1、培養時時處處動腦子思考工作的好習慣,努力提高以文輔政的質量和水平。辦公室文字材料質量不高,反映業務方面的和公司大的材料心中無底,分析目前文字工作現狀,問題主要在于對工作的研究不夠,站位不高,起草材料缺乏主動性、創造性和針對性。據此,采取以下改進和創新的措施:一是注重培養和養成勤于思考工作的好習慣。二是善于換位思考,強化“身在兵位,胸懷帥謀”的意識。三是堅持上下貫通。向上,多請示勤匯報,了解領導決策意圖和關心的問題;向下,注意收集分析和消化吸收各部室鮮活有效的工作素材。


    2、堅持以解決問題、推動工作為根本目的,努力提高信息調研工作質量。信息調研工作是辦公室一項重要工作,但是按照更高標準來要求,信息調研工作還不同程度地存在著“虛、空、粗、淺”等問題,辦公室信息量明顯不足。


    3、辦公室要提高服務水平,發揮好“三服務”作用。下一步,我們要進一步轉變服務觀念,創新服務內容,改進服務方式,突出服務的超前性、針對性、靈活性和細致性,在服務領導、服務部室、服務基層上體現新的作為。重點實現服務工作的三個轉變:


    一是實現由被動服務向主動服務轉變。堅持定期碰頭制度和急事隨時碰頭制度,及時通報工作進展和領導日程安排,先期確定工作計劃,同時充分考慮計劃調控,體現工作的主動性。


    二是實現由事務服務向政務服務轉變。堅持把事務服務與政務服務統一起來,在搞好深入細致地日常事務、各種會務的同時,注重想大事,抓大事。特別是對公司的經營工作重點,要主動參與;對事關改革發展穩定的難點問題,要重點參與。


    三是實現由內向型服務向開放型服務的轉變。要跳出辦公室看辦公室,走出辦公室抓協調,發揮閱讀文件領會政策早、各種會議參加勤、接觸各方面人員廣的優勢,加強對外聯系、對外協調和對外服務,努力把方方面面的力量凝聚到實現公司各項工作目標上來,在服務中展示辦公室新的作為。


     


     


    二〇一一年四月十八日


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